Kinh phí dự trù khi tổ chức sự kiện khó tính - to chuc su kien, tổ chức sự kiện

Khi làm một bảng dự trù kinh phí, ngoài phí quản lý (10 - 15% tùy Agency), phí 10% VAT thì việc dự trù kinh phí cho những khoản khó đoán biết có thể bao gồm phần kinh phí mà thông thưòng người làm event thường lấy con số tượng trưng là 10 – 20 % tổng chi phí một chương trình.

Dự toán kinh phí trong tổ chức event đã là một vấn đề tương đối khó khăn và đòi hỏi độ chính xác cao đối với người làm event song dự trù kinh phí cho cả những khoản mà ta không thể đoán trước lại là một vấn đề vô cùng nan giải.

Vậy thế nào là những khoản khó đoán mà ta ít khi tính tới trong tổ chức sự kiện

Một dấu hiệu dễ nhận biết nhất cho khoản chi phí phát sinh này là khi người tổ chức sự kiện đã đưa ra được những rủi ro có thể xảy ra trong chương trình thì phần chi phí để dự phòng cho những rủi ro này cũng sẽ được tính đến. Đôi lúc có những khoản kinh phí mà nếu thiếu kinh nghiệm thì một người làm event không thể nào dự đoán được.

Để đề phòng những chi phí phát sinh ngoài tầm kiểm soát, hãy lưu ý một số vấn đề dưới đây để tránh những thiếu sót khi thực hiện bảng dự trù kinh phí.

Chi phí phát sinh do những rủi ro có thể xảy ra khi tổ chức sự kiện
Tùy thuộc vào đặc điểm của mỗi event, hãy cố gắng dự đoán những rủi ro có thể gặp phải. Chẳng hạn như khi thực hiện một rockshow heavy metal tại quán cafe, dự đoán trước nguy cơ chiếc trống có thể bị thủng rất cao vì rock band đánh quá "bạo" và những tấm kính hay bóng đèn có nguy cơ vỡ do người tham dự xô đẩy, chen lấn, người tổ chức đã lường trước các chi phí này và đưa vào bảng dự phòng rủi ro. Kết quả là trống đã bị thủng và có hai tấm kính bị vỡ, nhưng nhà tổ chức đã có ngay chi phí cho việc này và không để nó ảnh hưởng đến lợi nhuận.

Hoặc tổ chức một event ở ngoài trời, hãy tính đến các biện pháp dự phòng như rách dù không gian, đổ gãy nhà bạt nếu có mưa gió bất ngờ và cả khoản chi phí dành cho việc thuê mua thay thế.

Dự toán ngân sách tổ chức sự kiện
Nếu bạn tổ chức một chương trình biểu diễn thời trang thì ngoài những chi phí cơ bản như sân khấu, người mẫu trang phục, âm thanh ánh sáng, đi lại v.v thì bạn phải tính cả chi phí giặt ủi quần áo cho những trang phục sẽ được biểu diễn, nhất là nếu đó là một show diễn kéo dài trong nhiều tuần.

Chính vì thế thông thường việc thống kê và tính toán cho những phần chi phí phát sinh khó đoán biết trước luôn dành cho những người tỉ mỉ có tầm nhìn và kinh nghiệm để phát hiện ra những vấn đề dù là nhỏ nhất. Nếu ta không lên đầy đủ phần kinh phí đó thì bản thân hoặc công ty của mình phải bỏ tiền ra để bù vào chi phí phát sinh đó.

Tính toán không khéo các hạng mục trong tổ chức sự kiện
Bạn phải dùng kinh nghiệm cá nhân của mình hoặc tham khảo ý kiến của người đi trước để có những dự trù sát thực tế nhất, nếu không khi xảy ra phát sinh bạn sẽ rất khó xoay sở trong ngân sách có hạn đã nhận được.

Chẳng hạn như để thu hút 10,000 người tham dự Event của mình, bạn dự định phát ra 20,000 tờ rơi, truyền thông trên 10 đầu báo, treo 20 bandrol nhưng sau đó bạn thấy khối lượng truyền thông như vậy mới chỉ như muối bỏ bể. (Xem thêm Để quảng bá trước sự kiện hiệu quả ). Tuy nhiên, để tăng gấp đôi khối lượng truyền thông để đạt được số lượng tham gia như bạn mong muốn sẽ kéo theo chi phí phát sinh rất lớn trong khi mọi chi phí đã được duyệt rồi. Lúc này bạn sẽ đứng giữa hai con đường: chấp nhận giảm lợi nhuận để tăng độ phủ truyền thông hoặc ngậm ngùi nhìn số lượng khách đến với Event hết sức lèo tèo so với mục tiêu cam kết ban đầu.

Dự trù chi phí chưa bao giờ là việc dễ dàng khi tổ chức sự kiện

Và một vấn đề cuối cùng nhưng cũng rất quan trọng đó là thời giá. Thông thường, một kế hoạch event thường được lập ra trên giấy khoảng từ 3 đến 4 tháng trước khi sự kiện diễn ra, đó là một khoảng thời gian ngắn để bạn gấp rút chuẩn bị các công việc nhưng cũng đủ dài để chi phí của những sản phẩm dịch vụ mà bạn tính toán thay đổi giá cả. Nếu không tính toán cả những phần này thì rõ ràng bạn lại có thể mất thêm một phần chi phí vì sự chênh lệch thời giá này.

Tổ chức sự kiện vào những mùa cao điểm như cuối năm, một số hạng mục như địa điểm, giá in ấn, đồ ăn thức uống, xe cộ đi lại... chắc chắn sẽ tăng nhiều, vì vậy khi lập kế hoạch cho những Event diễn ra vào dịp này, việc cần thiết của bạn là dự trù trước chênh lệch của thời giá lúc đó so với hiện tại.

Cũng có khi khách hàng dời thời gian tổ chức đến cả năm trời, làm thế nào để thay đổi bảng giá mà bạn đã chốt với họ từ năm trước? Hãy cẩn thận ghi vào một dòng: "Bảng giá có giá trị trong thời hạn ... tháng kể từ ngày lập bảng", sau này bạn sẽ không phải e ngại "khó nói chuyện" với khách hàng về việc tăng giá.

Giá khách sạn tăng lên do chênh lệch về tỷ giá USD/VND cũng ảnh hưởng đáng kể đến chênh lệch chi phí đầu ra/đầu vào của bạn vì khách sạn thường báo giá bằng đơn vị USD trong khi bạn tính toán ngân sách bằng tiền Việt.

Tóm lại, như tên gọi của nó unknow budget hay hidden cost, người tổ chức không bao giờ có thể chuẩn bị chính xác 100% những khoản chi phí phát sinh đó, chính vì vậy như chúng ta đã được đề cập ở trên những khoản chi phí này thường được tính một cách mặc định từ 10 – 20% tổng chi phí tổ chức nhằm đề phòng cho những phát sinh ngoài ý muốn. Và người làm event càng có nhiều kinh nghiệm thì việc dự tính chi phí phát sinh sẽ càng chính xác và ít khi xảy ra hao hụt kinh phí.

Dưới đây là bảng liệt kê một số chi phí thường hay phát sinh và khó đoán định để bạn cân nhắc khi lập dự trù chi phí cho sự kiện của mình:
Chi phí đền bù, tu sửa các vật thuê mua: làm hư hỏng đồ đạc, chi phí giặt ủi, chi phí tu sửa gian hàng trong những chương trình dài ngày vận chuyển đi nhiều nơi...
Chi phí phụ thu của chủ địa điểm: phí tổ chức quá giờ quy định, phụ thu mang thiết bị bên ngoài vào...
Tiền cho nhân sự: bồi dưỡng cho đội thi công, trả tiềnlàm việc quá giờ cho nhân viên phục vụ ...
Chi phí vận chuyển, chuyên chở: đi lại nhiều hơn, chở nhiều hơn so với dự kiến...
Chi phí ăn uống: gọi thêm rượu, phát sinh thêm khách, thời giá thực phẩm tăng vào các dịp đặc biệt như Tết, đãi Event team sau event
Chi phí trang trí, set up
Chi phí truyền thông: mở rộng quy mô truyền thông
Chi phí in ấn: phải in lại sản phẩm do bị lệch màu, lỗi chính tả...
Chi phí nộp phạt: gây mất trật tự nơi công cộng,phạt lấn chiếm lòng lề đường, phạt do biểu diễn nghệ thuật không phù hợp...
Chi phí ăn ở: Trả thêm tiền phòng khách sạn (với Event ở xa), tiền ăn ở cho đội ngũ quay phim chụp hình đi cùng...